• arhipac

  • arhipac

  • arhipac

  • arhipac

  • arhipac

Magazinul virtual

 

   Magazinul Virtual (Webstore) X-ERP oferă tot ceea ce este necesar pentru a putea intra în domeniul vânzărilor pe web.

 

   Informaţiile manipulate pe web sunt importate direct în aplicaţia X-ERP, astfel încât nu sunt necesare operaţiuni suplimentare de compatibilizare şi integrare a datelor.

   Componentele magazinului virtual pot fi adaptate designului şi funcţionabilităţii paginii dvs. de Web.

Contabilitate Multidimensională

   X-ERP permite utilizatorului să definească dimensiuni. Aceste dimensiuni pot fi validate prin liste sau tabele din baza de date. Nu este nici o problemă dacă nu sunt folosite toate dimensiunile.

   Toate dimensiunile permit definirea Ierarhiilor (Arborilor). Aceste nivele de grupare permit reflectarea structurii organizatorice. Oricând se pot efectua modificări în structura Arborilor. Fiecare dimensiune are un arbore primar care poate avea mai multe nivele de grupare. Acest mod de abordare poate fi util dacă se doreşte să se ţină informaţii despre o structură ‘veche’ şi una ‘nouă’ pentru comparaţii, sau dacă sunt necesare diferite ierarhizări paralele pentru partenerii de afaceri. Exemplu: un arbore pentru Industrie, un alt arbore pentru Tip (engros, detailist, client obişnuit).

   Multe aplicaţii nu oferă posibilitatea de a structura dimensiunile informaţiilor, ceea ce duce la culegerea de date inutile şi probleme. Exemplu: dacă vreţi informaţii la nivel de sucursale şi divizii şi diviziile sunt structuri superioare sucursalelor, puteţi introduce nivelele atât pentru divizii cât şi pentru sucursale şi să definiţi regulile, astfel încât utilizatorul să nu poata introduce greşit sucursala pentru o anumită divizie sau invers.

  • Colectarea automată a datelor. Culegerea datelor trebuie să fie, pe cât posibil, cât mai eficientă. Ceea ce este echivalent cu a introduce date în cât mai puţine câmpuri. Înregistrările de date trebuie să fie cât mai eficiente, ceea ce echivalează cu a introduce date în cât mai puţine câmpuri posibile. X-ERP furnizează ferestre de lucru, care derivează automat informaţiile din contextul tranzacţiei. De asemenea, utilizatorii pot modifica contextul prin diferite selectări.

   Preluarea informaţiilor direct din sursă este un beneficiu extraordinar. Dar, dacă informaţiile nu sunt necesare, utilizatorul nu este întrebat.

  • Combinarea Dimensiunilor. În scopul raportării, utilizatorul poate ‘despica’ sau ’uni’ orice combinaţie de dimensiuni ale informaţiilor. Pentru toate tranzacţiile, informaţiile despre sursa şi moneda de contabilizare sunt întreţinute pe lângă unitatea de măsură şi cantitate.

   Se pot vizualiza rezultatele finaciare, grupate după Parteneri, Zone comerciale, Grup de produse, interval de date calendaristice, etc.

  • Unde este Registrul meu ? Un Registru contabil este de obicei definit ca o combinaţie de conturi, perioadă, monede, cu regulile contabile implicite. X-ERP extinde această definiţie, gestionând informaţia la cea mai joastă granulaţie. Astfel, tradiţionalele rapoarte sunt aici doar ca nivel de sinteză.

   Informaţia necesară pentru elaborarea de decizii este de multe ori inexistentă în tradiţionalele sisteme de contabilitate, astfel încât sisteme paralele de date sunt întreţinute şi utilizate pentru a satisface această necesitate. X-ERP este construit pe baza unei structuri de baze de date cu o arhitectură care-i permite flexibilitate în obţinerea de rapoarte.

Analiza Performanţei (Contabilitate)

   Analiza Performanţei acoperă dimensiunile de stabilire a costurilor şi de contabilitate. În sistemele tradiţionale, aceste funcţionalităţi se regăsesc în modulele de Rapoarte, Jurnale şi cele care generează înregistrări contabile.

  • Reguli contabile. Înregistrările contabile sunt automat generate pe baza regulilor stabilite. Sunt permise şi înregistrări manuale.
    • Toate înregistrările contabile se pot copia în tabele Excel (Copy-Paste)
    • Balanţe de verificare cu opţiunea de a include conturi analitice pe organizaţii şi parteneri
    • Balanţe analitice pe mai multe nivele (după numărul de dimensiuni definite)
    • Fişe de cont în lei, valuta contului şi valuta de referinţă la curs istoric.
    • Jurnale de vânzări-cumpărări, registru de casă şi bănci, raport de gestiune.
    • Cartea mare
    • Urmărirea datoriilor, a sumelor în lei, moneda operaţiei şi valuta de referinţă.
    • Urmărirea creanţelor pe document restant şi scadent cu generare de somaţii la diferite nivele.
    • Decontari datorii şi creanţe cu calculul automat al diferenţelor de curs, decontarea unei plăţi pe mai multe documente.
    • Compensarea între datorii şi creanţe ale aceluiaşi partener
    • Gestionare avansuri client, furnizor
    • Evidenţa şi gestionarea cecurilor, biletelor la ordin şi a girărilor
    • Actualizarea permanentă a contului de profit şi pierdere
    • Calculul automat a TVA după categoria produsului, locul livrării şi locul facturării
    • Regularizare TVA

Supply Chain Management

   Supply Chain Management (SCM) acoperă managementul tuturor activităţilor legate de bunurile materiale incluzând recepţiile, expediţiile, mişcările şi inventarul către client şi organizaţiile sale şi către funizori şi consumatori.

  • Catalog de produse:
    • Defineşte produsele şi serviciile cu lista de componente (Bill of Material) optională şi înlocuitori.
      • Lista de componente (structura) conţine una sau mai multe produse, servicii, liste de componente. Nu există o limită a numărului de elemente şi nici o limită pentru numărul structurilor dintr-o listă, ceea ce permite crearea unor produse complexe.
      • Structurile definite crează produse noi după un plan de producţie prin descărcarea gestiunii de componentele din care se formează.
    • Organizează produsele în categorii şi grupe.
    • Căutare după caracteristicile atribuite.
    • Liste multiple de preţuri de achiziţie şi vânzare generale sau specifice pentru anumiţi clienţi, grupe de produse sau produse individuale.
    • Controlul discounturilor şi a reducerilor comerciale acordate de către furnizori.
    • Listele de preţuri sunt setate în funcţie de dată, permiţând acţiuni speciale de vânzare.
  • Distribuţie şi controlul depozitelor:
    • Gestionarea stocurilor prin organizarea depozitelor în celule definite de utilizator. Transferul stocurilor între depozite. Inventar permanent.
  • Managementul materialelor:
    • Crează Expediţii către client în teancuri sau individual pentru fiecare comandă. Controlează notele de recepţie comparându-le direct cu ordinul de achiziţie sau factura furnizorului.
    • Ştie să facă rezervări de marfă.
    • Generează liste de Replanificare a stocurilor, bazate pe vânzările din trecut sau pe nivele de stocuri atinse. Opţional, crează Cereri sau direct Comenzi de achiziţie.
  • Metode de evaluare a costurilor: Preţuri standard, FIFO, LIFO, Preţuri curente.
    • Costurile se pot înregistra pe trei nivele, Societate, Organizaţie sau Lot. Se poate stabili o metodă de evaluare a costurilor pentru o anumită categorie de produs. Costurile sunt întreţinute în moneda de contabilizare.
    • Se pot utiliza mai multe metode de stabilire a costurilor, una pentru contabilitate, iar altele pentru analiză şi decizii.

Managementul Relaţiilor cu Partenerii

   Managementul Relaţiilor cu Partenerii (PRM) leagă partenerii între ei permiţându-le să gestioneze vânzări piramidale, solicitările de servicii, cheltuielile colaterale de distribuţie şi marketing. Vă permite să furnizaţi servicii centralizate.

  • Managementul Relaţiilor într-o reţea de Servere. În esenţă, Managementul Relaţiilor cu Partenerii furnizează funcţionalităţi de Management a Relaţiilor cu Clienţii peste clienţii/companiile administrate de X-ERP. Pentru Partenerii neconectaţi, informaţiile sunt urmărite prin interfaţa web. X-ERP schimbă automat cererile (sesizările) între Partenerii conectaţi.
  • Contabilitatea Cheltuielilor de marketing. Permite partenerilor să creeze facturi directe.
  • Comenzi colaterale. Permite partenerilor să creeze comenzi colaterale în mod automat.
  • Solicitări de Service şi Garanţii din partea clienţilor.
  • Servicii Comune. Furnizează servicii pentru Parteneri (Contabilitate, Asistenţă, Livrare, etc.). Ca furnizor de servicii, aveţi acces chiar la informaţiile nesecesare pentru rezolvarea propriilor sarcini, dar de-a lungul organizaţiilor şi societăţilor, astfel încât să vă desfăşuraţi munca în mod eficient.
  • Informaţii Administrate Central. Pentru parteneri, puteţi administra în mod centralizat date ca : Produse, Liste de preţuri, sau Informaţii de contabilitate. Partenerii pot adăuga date, dar nu pot modifica datele întreţinute în mod centralizat.

Managementul Relaţiilor cu Clienţii

   Managementul Relaţiilor cu Clienţii (CRM) nu este un modul independent, ci o vedere de ansamblu asupra tuturor clienţilor actuali şi potenţiali şi a activităţilor legate de aceştia.

   Funcţiile de management a clienţilor sunt parte integrantă a activităţilor economice. În contrast cu tradiţionalele sisteme, CRM nu necesită sincronizarea proceselor pentru asigurarea funcţionalităţii bazei de date, ceea ce premite consultarea în timp real a istoricului relaţiilor cu partenerul (client sau furnizor) (vânzări/achiziţii şi preţ, expediţii/recepţii, facturi, încasări/plăţi), produse comandate de un client şi nelivrate, produse comandate la un furnizor şi nerecepţionate.

  • Conducerea şi urmărirea activităţii. X-ERP suportă următoarele tipuri de cereri (sesizări):
    • Informaţii – cereri (ne)structurate din pagini de web sau email
    • Service – cereri structurate de a presta servicii la un anumit timp şi loc
    • Datorie – cereri structurate de recuperare a debitelor
    • Contare – cereri structurate cu privire la o anumită comandă de client sau furnizor, expediţie, factură sau plată
    • Garanţie – cereri structurate cu privire la produse sau servicii
    • Ajutor – cereri structurate de asistenţă (din partea clienţilor).

   În funcţie de tip, cererea(sesizarea) poate fi automat convertită spre un document ţintă (ofertă, comandă sau factură). Se poate trimite manual sau automat un e-mail de confirmare căruia i se poate atribui un număr de înregistrare. Cererea (sesizarea) poate fi atribuită unui anumit utilizator (furnizor, client). Folosind numărul de înregistrare cel care crează informaţia o poate şi actualiza. Facilităţile de management asigură răspunsul în timp util. Sesizarea poate fi închisă de client sau de angajat.

   Cererile pot fi, de asemenea, generate pe baza stării contului (ultima dată de vânzare, plăţi în avans, etc.), servicii prestate clientului sau vânzări viitoare.

  • Managementul Campaniilor de marketing.

   Păstrarea clienţilor este o misiune crucială pentru orice companie. X-ERP permite aceasta prin crearea de corespondenţă sau cereri pentru (tele)vânzările viitoare. Criteriile pentru campanii pot fi: ultima vânzare, volumul vânzărilor, cantitatea de produse cumpărate, etc. Pentru a atrage noi clienţi, adresele potenţialilor clienţi pot fi importate din corespondenţă sau cereri.

   Eficienţa campaniilor de marketing poate fi măsurată prin volumul vânzărilor sau profitul generat.

  • Analiza profitabilităţii clientului. Se pot genera rapoarte cu privire la vânzările sau profitul realizat de un anumit client sau un grup de clienţi, pentru o anumită perioadă de timp.
  • Solicitare de informaţii on-line (Self Service). Tuturor reprezentanţilor partenerilor de afaceri l-i se poate permite să-şi vadă propriile informaţii şi statutul. Ei pot crea informaţii sau cereri de extrase de cont pentru a iniţia colaborări viitoare sau plăţi.

Fluxul de achizitie

   Fluxul de achiziţie acoperă activităţile economice de creare a necesarului, a comenzii de achiziţie, a facturii, recepţiei şi procesarea plăţii. Funcţionalitatea este integrată cu Managementul Lanţului de aprovizionare-desfacere (Supply Chain).

  • Necesar. Se poate crea manual sau automat prin Replanificarea stocurilor. Aprobarea necesarului generează Comenzi.
  • Comandă. Generează şi consolidează comenzile pentru necesarul aprobat. De asemenea, Replanificarea stocurilor poate genera direct Comenzi. Comenzile se pot transmite direct prin EDI, email sau fax.
  • Note de recepţie. Potriveşte (leagă) celelalte documente din lanţ. Recepţioneză materiale şi crează direct (şi potriveşte) coletajul din Ordinul de achiziţie (sau Factura furnizorului).
  • Factură furnizor. Crează direct Factură de cumpărare pe baza Ordinul de Achiziţie sau conform cu recepţia. Se pot crea Note de recepţie, automat, pe baza facturii atunci când se primeşte factura odată cu marfa.
  • Plăţi. Crează plăţi conform termenelor de plată calculând reducerile definite în termenele de plată. Se pot crea automat operaţiuni de compensare. Se poate plăti cu carte de credit, aceasta înregistrându-se când se introduce Comanda sau Factura.

 

Fluxul de vanzare

   Acoperă activităţile economice pentru crearea unei cotări (stabilire a parametrilor de vânzare) pentru un posibil client sau un client existent, gestionează comenzile, facturile şi chitanţele. Funcţionaliatea este integrată cu Lanţul de aprovizionare-desfacere şi cu Managementul Clienţilor.

  • Cotare. Crează şi tipăreşte cotarea clienţilor în baza unor liste de preţuri generale sau particularizate pentru client. Cotările pot rezerva stocuri. O cotare se poate transforama oricând într-un Ordin de vânzare.
  • Ordin de vânzare. Îndeplineşte rolul de control complet al documentelor. Ordinele de vânzare generează Avize de expediţii (descărcare de gestiune) şi Facturi şi asigură legătura cu toate documentele de care trebuie să se conecteze. Modul de generare a documentelor se stabileşte prin tipul Ordinului de vânzare :
    • Standard - Crează o comandă şi face rezervare de stoc. Avizul de expediţie şi factura se generează mai târziu. Acest mod se utilizează când se expediază marfa după disponibilitate. Factura se poate genera imediat sau după expediţie.
    • POS - Într-un singur pas se crează comanda, se generează avizul de expediţie, factura şi încasarea (numerar, cec, card). Acest mod se utilizează la persoanele fizice care ridică marfa şi o achită pe loc.
    • Credit - Crează comanda, generează avizul de expeţie şi factura - opţional, generează documentul de încasare. Acest mod se utilizează la un client cunoscut, cu sau fără linie de creditare.
    • Depozit - Crează comanda şi generează avizul de expeţie. Factura se generează mai târziu. Acest mod se utilizează dacă se emite factură pentru mai multe livrări. Factura se poate crea prin selectarea manuală a expediţiilor sau se poate genera în baza unei regului de facturare stabilită la nivel de client.
    • Plată anticipată - Crează comanda şi o factură proformă. Trimite avizul de expediţie şi generează factura după încasare.
  • Factură client. Se generează în baza Ordinului de vânzare sau în baza documentelor de expediţie. Puteţi opta între a crea o factură după fiecare expediţie, când comanda este complet expediată sau în baza unui Program de facturare a clientului, stabilit anterior. Un Program de facturare vă permite să expediaţi facturi totalizatoare la un interval de timp. Facturile se pot introduce şi manual.
  • Expediţie. Bazându-vă pe Ordinele de vânzare, puteţi genera una sau mai multe expediţii imediat sau automat dacă există stoc disponibil.
  • Încasare. La introducerea Comenzii sau a Facturii, alegerea tipului de plată (regula) vă permite să generaţi automat documente de încasare certe sau prevăzute.
  • Articolele deschise se închid prin crearea înregistrărilor de încasare.
  • Extras bancar. Extrasele de cont bancar se pot introduce manual, se pot importa din fişiere în diferite formate sau se poate opta pentru utilizarea unui procesor de plată conectat la bancă. Se pot reconcilia plăţile în tranzit, introduce încasări sau crea plăţi pentru transfer direct.